プロダクト・デザイン資料所蔵機関横断DBテスト版構築

システム概要

テスト版構築の目的

プロダクトデザイン所蔵機関に対する訪問調査、意見交換を行うにあたり、アーカイブ中核拠点としてのひとつの目標である、所蔵機関横断データベースを目に見える形で示すことで、所蔵機関からの協力を得られやすくすることを目指すために、テスト版システムを構築することとした。
この段階ではプロダクトデザイン資料のデータベースの仕様や項目体系などが確立できていないため、まずは当館の所蔵資料をベースにテスト版を構築した。その後、他館の所蔵資料の内容が把握しながら、システムの要件を追加し、仕様を固めていくことになるため、この段階での機能は最低限のものとし、のちに変更が可能な柔軟性の高いシステムとした。

採用した製品と概要

プロダクトデザイン資料所蔵機関横断データベースのテスト版には、早稲田システム開発社製I.B.MUSEUM SaaS を利用した。I.B.MUSEUM SaaS は、博物館収蔵品管理システムのクラウドサービスで、次のような特徴がある。

• すでに運用されているクラウドサービスであるため、初期構築費用がかからない
• データを登録し、インターネットで公開するまでを一貫してカバーしている
• 分類や項目が自由に追加、変更できる

前述の通り、今回の構築はテスト版で、調査が進むにつれて仕様が固まってくるという事業の性質上、確定した仕様に基づいて費用をかけて独自に構築することができないため、初期費用がかからず、運用開始後に分類や項目を変更できるというI.B.MUSEUM SaaS の特徴が、テスト版のニーズに合致した。

登録側システムの機能

当システムは、資料カード情報としての基本情報、資料の動きを管理する日常業務、作家や寄贈者などの人物の情報を管理する人物・名簿等のサブシステムから構成され、それぞれが連携して動いているリレーショナルデータベースである。

システムの展望

システムの拡張性の利用

＜I.B.MUSEUM SaaS＞は、前述の通り柔軟性が特徴のシステムである。よって、調査の進展に合わせて登録データの範囲を拡張し、より広範なデータベースに成長させ、また発信力を高めていくことが可能である。現段階では次のような拡張が考えられる。

他館データの登録と所蔵館ごとの公開

アンケート、訪問調査の結果、他館データとの横断検索システムを構築したり、システムどうしを連携して統合データベースを作ったりすることは不可能ではないがかなり難易度が高いことが判明した。よって、本事業で連携、協力が期待できる館を数館ピックアップし、その館のデータをExcelで受け取って、本データベースに登録することで、モデルとしての統合データベースを構築、公開することを検討したい。本システムはExcelデータを簡単に登録することができるため、他館の協力さえあれば、実現は比較的簡単である。
また、今年度のホームページにおいて、カテゴリのイメージ画像からそのカテゴリの作品を検索し、一覧表示する機能があるが、それと同様に、協力館のイメージ画像からその館の作品を一覧表示するような機能を実装すれば、本事業において協力館をPRすることになるので、多少でも協力を得られやすくなるのではないかと考える。

文献情報の登録と公開

本年度、プロダクトデザイン関連の図録を中心に、関連書籍・文献を収集している。現在のシステムに「図書・文献」という大分類を設定し、今年度収集した文献情報をデータベースに登録することを検討したい。本システムには、参考文献を登録したり、資料どうしを関連付けたりする機能があるが、これを使ってかつ登録データを充実させることができれば、「その作品が掲載された図録」「この図録に掲載された作品」という「引き方」ができる実用性の高いデータベースになる。

制作者情報の公開

本システムの公開ページには、制作者一覧から作品を検索する機能がある。その制作者についての解説やその制作者の作品一覧を閲覧できる。現在すでに制作者情報までは登録されているので、登録データの中身を精査することで公開は実現する。

展覧会情報の登録

本システムには、展覧会情報を登録する機能がある。本来はその館の展覧会の概要や出品作品を登録する機能であるが、本年度調査しているプロダクト関連展覧会の情報を登録することも可能である。用途を検証し、システムで運用する価値があれば利用したい。

The Construction of a Test Version of the Inter-Institutional Product Design Materials Repository Database

Overview of the System

The Purpose of the Test Version

In conducting the on-site surveys and opinion-exchange sessions at the institutions in possession of product design materials, in order to more easily gain the cooperation of said institutions, we decided to have a test system built that could demonstrate to those institutions in a visual manner the kind of inter-institutional database we aim to build as a core archive center.
At this stage, the specifications and category frameworks for the product design database had yet to be established, so we first created a test version based on materials in our own collection. Subsequently, after gaining an understanding of the materials held in other collections, we added to the system requirements and solidified the specifications by requiring that functions at this stage be limited to the absolute minimal, and in doing so ensured that the system would be highly flexible and allow for subsequent changes.

Adopted Products and Overview

The Test Version of the Inter-Institutional Product Design Materials Repository Database uses data from I.B. MUSEUM SaaS developed by Waseda System Development Co. Ltd. I.B. MUSEUM SaaS is a cloud service for controlling museum pieces, and has the following features:

• Cloud services that have been already operated.
• One can register without paying initial construction fees, and all services until publication on the Internet are covered
• Categories and items can be added or altered freely

As stated above, because of the nature of the project, i.e. that the specifications become more precise as the project progresses, regardless of the initial costs, the fact that categories and items can be altered with I.B. MUSEUM SaaS after project initiation meant that it met the needs of the test version.

Features of the Registration-Side System

This system is composed of multiple subsystems that, for example, keep track of the fundamental information on a materials card, take over the daily tasks of tracking the movement of materials, keep track of persons or lists thereof that include authors, donors, and other such persons. Each of these persons or groups of persons are kept in mutually-linked relational databases.

Outlook of the System

Use of System Extensions

As stated above, I.B. MUSEUM SaaS is noted for its flexibility. As a consequence, by using it in this survey as it progressed, we are able to expand the scope of recorded data, to grow the database into something more comprehensive, and to extend our ability to communicate our results to the outside world. At this stage, expanded activities like the following are conceivable.

The Registration of Data from Other Institutions and the Publication of Data Per Archive

Based on the findings of questionnaires and on-site surveys, it would not be impossible to build an inter-archive search system using data from other institutions, nor would it be impossible to create an integrated database by linking these systems. It is clear now, however, that doing so would be considerably difficult. Nevertheless, we have decided to select several institutions that we can expect to collaborate and cooperate with us, then obtain their data in the form of MS Excel files, and register that data. In doing so, we hope to create and publicize an integrated database to serve as a model. Because this system allows for easy updates using Excel data, if we just have the cooperation of other institutions it would be relatively easy to create a comprehensive database of this kind.
On this year’s website, we offer a feature by which one can find a work in a certain category by searching for works in that category via a list-like display. In a similar fashion, if it we could have a feature whereby it is possible to identify an image from among a list of images provided by an institution participating in this project, we could then promote that institution within our project, making it at least somewhat more attractive for other institutions to participate.

The Registration and Publication of Documentary Information

In this fiscal year, we have been collecting relevant books and documents, particularly those related to product design. The system at present has a major category for “Books & Documents,” and we would like to study the possibility of adding the documentary information collected in this fiscal year to the database. This system has features for registering reference materials and linking materials to each other, but if it were possible to enhance and improve the registered data, it would become a highly practical database for people searching for such things as “the graphic featured in that work,” or “the work in which this graphic appeared.”

The Publication of Creators Information

On the public page of this system there is a feature by which viewers can search works from a list of creators. Also available for viewing is a description of that creators and a list of works by that creators. Since author information has already been included, publication for this system would require careful analysis of the recorded data.

The Registration of Exhibition Information

The current system allows for the registration of exhibition information. Originally intended as a feature for presenting institutions to give overviews of exhibitions and descriptions of exhibits, beginning with this fiscal year of the project, the system has made it possible for us to record information on product-related exhibitions. Our intent is to verify the utility of the system and utilize it as long as doing so offers value.